Energieaudit Checkliste: Diese Unterlagen braucht dein Unternehmen
Ein Energieaudit nach der Norm DIN EN 16247 scheitert selten an den Energieauditoren. Es scheitert an Daten, die niemand rechtzeitig zusammengetragen hat. Diese Checkliste zeigt dir, welche Unterlagen verlangt werden, wer sie im Haus hat und welchen Zeitraum sie abdecken müssen.
Inhaltsverzeichnis
Kurz gesagt: Der Auditor braucht nachweisbare Verbrauchsdaten über zwölf zusammenhängende Monate, und zwar für mindestens 90 Prozent deines Gesamtendenergieverbrauchs. Wer diese Datengrundlage vorbereitet, verkürzt das Energieaudit erheblich.
Die meiste Zeit bei der Durchführung eines Energieaudits geht nicht für die Analyse drauf, sondern für die Datenerfassung. Rechnungen liegen bei der Buchhaltung, Zählerstände beim Hausmeister, die Tankkarten beim Fuhrparkleiter und der Mietvertrag mit der Nebenkostenabrechnung irgendwo dazwischen. Wer erst nach dem Auftaktgespräch anfängt zu sammeln, verliert Wochen.
Diese Seite ist die Arbeitsliste dazu. Sie beantwortet nicht die Frage, ob dein Unternehmen auditpflichtig ist — das klärt der Ratgeber zur Energieauditpflicht. Hier geht es ausschließlich um die Vorbereitung auf das Energieaudit: was du zusammenstellen musst, bevor der Energieauditor kommt. Ob dein Unternehmen dafür eine externe Energieberatung braucht oder intern anfängt, ist zweitrangig — die Unterlagen sind in beiden Fällen dieselben.
- 90 Prozent müssen erfasst sein. Das Energieaudit gilt als repräsentativ, wenn mindestens 90 Prozent des Gesamtendenergieverbrauchs durch Daten belegt sind. Die 100-Prozent-Basis muss vorher feststehen.
- Zwölf zusammenhängende Monate. Der Betrachtungszeitraum umfasst zwölf aufeinanderfolgende Monate für alle Energieträger.
- Abrechnungen sind der Nachweis. Herangezogen werden Abrechnungen des Energieversorgers oder gleichwertige Belege. Fehlen Daten, sind plausible und nachvollziehbare Hochrechnungen zulässig.
- Der Fuhrpark zählt mit. Fahrzeuge, die dem Geschäftszweck dienen und deren Energieverbrauch das Unternehmen trägt, gehören in die Bilanz — Leasingfahrzeuge eingeschlossen.
- Bis einschließlich 500.000 kWh gilt für betroffene Nicht-KMU eine Erleichterung. Nach § 8 Absatz 4 EDL-G kann an die Stelle des vollständigen Energieaudits die Übermittlung der vorgeschriebenen Angaben an das BAFA treten. Für die KMU-Einstufung genügt die Beschäftigtenzahl allein nicht: Erforderlich sind weniger als 250 Jahresarbeitseinheiten und entweder höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Millionen Euro Jahresbilanzsumme. Daten von Partner- und verbundenen Unternehmen sind nach den EU-Regeln zu berücksichtigen. Genau 250 Jahresarbeitseinheiten erfüllen das Beschäftigungskriterium nicht; auch kleinere Unternehmen können Nicht-KMU sein. Ob eine Auditpflicht oder eine Ausnahme greift, ist gesondert zu prüfen. Quellen: EU-Empfehlung 2003/361/EG, Anhang Artikel 2–6 und § 8 EDL-G; redaktionell abgeglichen am 17.09.2026.
Die 90-Prozent-Regel: Was der Auditor wirklich braucht
Bevor du irgendeine Rechnung heraussuchst, musst du eine Zahl kennen: deinen Gesamtendenergieverbrauch. Das ist die Summe aller Endenergie, die dein Unternehmen im Betrachtungszeitraum verbraucht hat — Strom, Erdgas, Kraftstoffe, Fernwärme, Kohle und alles Weitere.
Diese Summe ist die 100-Prozent-Basis. Ein Energieaudit nach DIN EN 16247-1 gilt erst dann als repräsentativ, wenn mindestens 90 Prozent davon durch die Erfassung abgedeckt sind. Die restlichen zehn Prozent dürfen unberücksichtigt bleiben, damit sich der Aufwand auf die wesentlichen Energieverbraucher konzentriert. Ziel ist am Ende, den Energieeinsatz aufzuschlüsseln und daraus Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz abzuleiten.
Das klingt nach einer Erleichterung, ist aber vor allem eine Reihenfolge-Vorgabe: Du kannst die 90 Prozent erst bestimmen, wenn die 100 Prozent stehen. Genau deshalb ist die vollständige Verbrauchsbilanz der erste Arbeitsschritt und nicht der letzte.
Gesamtendenergieverbrauch = Summe aller Endenergie (Strom + Erdgas + Kraftstoffe + Fernwärme + …) − weitergeleitete Energie
Der Betrachtungszeitraum: zwölf zusammenhängende Monate
Für die Berechnung des Energieverbrauchs gilt ein Zeitraum von zwölf aufeinanderfolgenden Monaten, und zwar einheitlich für alle Energieträger. Das muss kein Kalenderjahr sein, aber es muss ein zusammenhängender Block sein.
Für zeitlich aufgelöste Stromdaten hilft die Anleitung Lastgang anfordern und auswerten.
Beim Wiederholungsaudit kommt eine Bedingung hinzu, die in der Praxis oft übersehen wird: Die verwendeten Daten dürfen sich nicht auf einen Zeitraum beziehen, der bereits in einem früheren Energieaudit zugrunde gelegt wurde. Wer alle vier Jahre auditiert, braucht also jedes Mal frische Zwölf-Monats-Daten.
Kläre die Förderung vor einer verbindlichen Beauftragung. Beim förderfähigen freiwilligen Energieaudit bezuschusst das BAFA 50 Prozent des förderfähigen Beratungshonorars: Bei jährlichen Nettoenergiekosten über 10.000 Euro höchstens 3.000 Euro, bei bis einschließlich 10.000 Euro höchstens 600 Euro. Antragsberechtigung und weitere Voraussetzungen sind gesondert zu prüfen.
Seit 2025 darf das Vorhaben grundsätzlich erst nach Bewilligung beginnen. Ein Vertrag vor Antragstellung oder Bewilligung ist nur zulässig, wenn seine Wirksamkeit unter der aufschiebenden Bedingung der Förderzusage des BAFA steht. Eine bloß auflösende Bedingung genügt dafür nicht; mit der Beratung darf vorher nicht begonnen werden. Kläre den Vertragswortlaut vor der Unterschrift mit dem Energieberater. Quelle: BAFA, EBN Modul 1; redaktionell abgeglichen am 17.09.2026.
Die Unterlagen-Checkliste nach Bereichen
Vier Bündel für die Datenerfassung, jeweils mit der Angabe, wer die Unterlage im Haus typischerweise hat. Genau diese Zuordnung spart die meiste Zeit — sie verhindert, dass eine Person alles zusammensuchen muss.
Wie diese Unterlagen in Ablauf und Bericht einfließen, erklärt unser Ratgeber zum Energieaudit nach DIN EN 16247-1.
Welche Energieträger in die Bilanz gehören
Als Energie gilt nach dem Energiedienstleistungsgesetz jede handelsübliche Form von Energieerzeugnissen: Brennstoffe, Wärme, Energie aus erneuerbaren Quellen und Elektrizität. Wer die Energieflüsse im Betrieb sauber trennt, erkennt später auch schneller, wo Energieeinsparungen möglich sind. Konkret heißt das für die meisten Unternehmen:
- Strom aus dem Netz
- Erdgas
- Bezogene Fernwärme und Fernkälte
- Heizöl, Flüssiggas, Braunkohle, Steinkohle, Pellets
- Kraftstoffe für Fahrzeuge und Baumaschinen
- Selbst erzeugter Strom und selbst erzeugte Wärme aus eigenen Anlagen
Eine Besonderheit betrifft Wärmepumpen und Solarthermie: Umgebungswärme, Umgebungskälte und Solarthermie zählen nicht zur Endenergie. Bilanziert wird bei der Wärmepumpe also der eingesetzte Strom, nicht die gewonnene Wärme.
Gebäude: Wer bilanziert was
Die Zuordnung folgt nicht dem Eigentum, sondern der Nutzung. Maßgeblich ist, wer die Räumlichkeiten betrieblich nutzt und dort Endenergie bezieht und verbraucht — also üblicherweise der Nutzer oder Mieter, der unmittelbaren Einfluss auf den Energieverbrauch hat.
- Angemietete Flächen bilanzierst du selbst, auch wenn dir das Gebäude nicht gehört — erfasse dabei auch bereits umgesetzte energetische Sanierungen oder Effizienzmaßnahmen, das erleichtert dem Auditor die Einordnung.
- Vermietete oder verpachtete Gebäude darfst du von der Untersuchung ausnehmen, wenn du keinen unmittelbaren Einfluss auf den dortigen Energieverbrauch hast. Sie werden beim Mieter bilanziert.
- Gebäude ohne Beschäftigte — etwa ein Lager oder eine Halle — gehören trotzdem in den Gesamtenergieverbrauch.
- Home-Office-Verbräuche von Mitarbeitern dürfen unberücksichtigt bleiben.
Bei angemieteten Standorten gilt zusätzlich: Maßnahmen, die allein der vermietende Eigentümer umsetzen könnte, darf das anmietende Unternehmen unberücksichtigt lassen. Das begrenzt den Aufwand dort, wo du ohnehin nichts entscheiden kannst.
Für vorübergehend genutzte Standorte gibt es eine Faustregel: Ein Zeitraum von maximal sechs Monaten gilt als vorübergehend. Eine Dauerbaustelle, die länger als drei Jahre besteht, ist dagegen als zu untersuchender Standort anzusetzen.
Fuhrpark und Transport
Der Transportbereich gehört ins Energieaudit — Straße, Schiene und gegebenenfalls Schifffahrt. Zu berücksichtigen sind die Fahrzeuge, die dem Geschäftszweck dienen und deren Energieverbrauch das Unternehmen trägt.
Ausgenommen werden dürfen dagegen:
- Dienstwagen, die Beschäftigte auch privat nutzen
- Transporte von Gütern und Personen, die Dritte durchführen — dieser Kraftstoff wird beim Dritten bilanziert, sofern dieser selbst Nicht-KMU ist
Bei großen Flotten muss nicht jedes Fahrzeug einzeln untersucht werden. Der Energieauditor darf sich auf repräsentative Fahrzeuge beschränken, wählt diese aber gemeinsam mit dem Unternehmen aus. Unabhängig davon werden für alle Fahrzeuge die Angaben zu Typ, Motorisierung, Baujahr, Ausstattung, gefahrenen Kilometern und resultierendem Energieverbrauch benötigt.
Was nicht in die Bilanz gehört
- Energie, die das Unternehmen nicht selbst nutzt, sondern lediglich an Dritte weiterleitet
- Flugzeugtreibstoffe und Bunkeröle für die Seeschifffahrt
- Energieverbrauch außerhalb der Bundesrepublik Deutschland
- Internationale Transporte, die weder in Deutschland starten noch enden
Grenzüberschreitender Verkehr ist dann zu berücksichtigen, wenn er in Deutschland beginnt oder endet. Und noch ein Punkt, der regelmäßig für Diskussionen sorgt: Die Verbräuche von Partner- oder Verbundunternehmen werden nicht addiert. Verpflichtet ist immer die kleinste rechtlich selbständige Einheit, und die bilanziert nur sich selbst.
Wenn Daten fehlen: plausible Schätzungen sind erlaubt
Die genutzte Datengrundlage muss nachweisbar und überprüfbar sein. Herangezogen werden Abrechnungen des Energieversorgers oder sonstige Abrechnungsunterlagen für bezogene Energieträger.
Wenn nachweisbare Daten teilweise nicht vorliegen, ist das kein Ausschlusskriterium: Dann sind plausible Schätzungen oder nachvollziehbare Hochrechnungen auf Basis anderweitiger Daten vorzunehmen, etwa über Energiekennwerte. Entscheidend ist, dass die Annahme dokumentiert und begründet ist.
Praktisch bedeutet das: Eine Lücke bei einem Nebenstandort blockiert das Audit nicht. Du solltest sie aber als Lücke kennzeichnen und die Herleitung festhalten, statt eine Zahl unkommentiert einzutragen.
Vorbereitungsstand festhalten und verteilen
Die Liste oben ist die inhaltliche Grundlage. Halte dabei auch bereits umgesetzte Energieeffizienzmaßnahmen sowie offene Ideen für weitere Einsparungen fest — ein normkonformes Audit endet mit konkreten Empfehlungen, und Vorarbeit dazu beschleunigt den Prozess. Wenn du den Stand pro Punkt festhalten und Aufgaben im Team verteilen willst, nutze den interaktiven Unterlagenplan — er bildet dieselben vier Blöcke ab, lässt sich abhaken und ausdrucken.
Zum Abhaken und Weitergeben im Unternehmen:
Kostenloses Werkzeug Interaktiver Unterlagenplan für das Energieaudit Vorbereitungsstand markieren, Aufgaben verteilen, Liste speichern oder drucken. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. →Fünf Stolperstellen, die Audits verzögern
- Der Betrachtungszeitraum wird uneinheitlich gewählt. Strom vom Kalenderjahr, Gas vom Abrechnungsjahr — und schon passen die Zahlen nicht zusammen. Lege den Zwölf-Monats-Block einmal fest und ziehe ihn für alle Energieträger durch.
- Der Fuhrpark wird vergessen. Kraftstoff taucht in der Buchhaltung als Kostenposition auf, nicht als Energiemenge. Wer nur nach Energierechnungen sucht, übersieht ihn.
- Selbst erzeugter Strom fehlt. Die eigene Photovoltaikanlage liefert Endenergie und gehört in die Bilanz — auch der Anteil, der direkt verbraucht und nie abgerechnet wird.
- Angemietete Standorte werden ausgelassen. Nicht das Eigentum entscheidet, sondern die Nutzung. Wer die Fläche betrieblich nutzt, bilanziert sie.
- Die Vollzähligkeit wird zu spät geprüft. Erst wenn die 100-Prozent-Basis steht, lässt sich sagen, ob die erfassten Daten die geforderten 90 Prozent erreichen. Diese Rechnung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Liste zusammen? Wir holen dir das Energieaudit-Angebot
Schick uns deinen Stand — per E-Mail oder WhatsApp, so wie es dir passt. Wir sagen dir, welche Unterlagen noch fehlen, und vermitteln auf Wunsch einen Fachpartner aus unserem Netzwerk, der das Energieaudit nach DIN EN 16247-1 durchführt.
Für eine erste Einschätzung reichen drei Angaben: Anzahl der Standorte, ungefährer Jahresverbrauch und ob schon einmal ein Energieaudit stattgefunden hat. Vollständige Rechnungen brauchen wir dafür nicht.
Ganter Energie führt selbst keine Energieaudits durch, sondern vermittelt Fachpartner. Leistungsumfang, Preis und Förderfähigkeit prüft der beauftragte Energieauditor. Unsere Vermittlung ist für dich kostenlos; kommt ein Auftrag zustande, erhalten wir eine Provision. Wie wir mit deinen Angaben umgehen, steht in der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen zur Vorbereitung
Welche Unterlagen braucht der Energieauditor mindestens?
Abrechnungen für alle Energieträger über zwölf zusammenhängende Monate, eine Zähler- und Standortübersicht, Flächen und Nutzungsarten der Gebäude, eine Anlagenliste der großen Verbraucher sowie die Fuhrparkdaten. Damit lassen sich die geforderten 90 Prozent des Gesamtendenergieverbrauchs in der Regel belegen.
Welchen Zeitraum müssen die Verbrauchsdaten abdecken?
Zwölf aufeinanderfolgende Monate, einheitlich für alle Energieträger. Beim Wiederholungsaudit dürfen die Daten sich nicht auf einen Zeitraum beziehen, der schon in einem früheren Energieaudit verwendet wurde.
Was bedeutet die 90-Prozent-Regel?
Das Energieaudit gilt als repräsentativ, wenn mindestens 90 Prozent des Gesamtendenergieverbrauchs erfasst sind. Dazu muss zuerst die 100-Prozent-Basis feststehen. Die verbleibenden zehn Prozent dürfen unberücksichtigt bleiben, damit sich die Untersuchung auf die wesentlichen Verbraucher konzentriert.
Zählt der Fuhrpark zum Energieverbrauch?
Ja. Fahrzeuge, die dem Geschäftszweck dienen und deren Energieverbrauch das Unternehmen trägt, gehören in die Bilanz. Die frühere Ausnahme für geleaste Fahrzeuge wurde 2024 aufgehoben. Dienstwagen mit privater Nutzung dürfen dagegen ausgenommen werden.
Muss ich angemietete Büros einbeziehen?
Ja. Maßgeblich ist nicht das Eigentum, sondern die Nutzung: Wer die Räume betrieblich nutzt und dort Energie verbraucht, bilanziert sie. Umgekehrt dürfen vermietete Gebäude ausgenommen werden, wenn du keinen unmittelbaren Einfluss auf den Verbrauch hast.
Was passiert, wenn Verbrauchsdaten fehlen?
Fehlende Daten stoppen das Audit nicht. Liegen nachweisbare Daten teilweise nicht vor, sind plausible Schätzungen oder nachvollziehbare Hochrechnungen auf Basis anderer Daten zulässig, etwa über Energiekennwerte. Die Herleitung muss dokumentiert sein.
Zählt Strom aus der eigenen Photovoltaikanlage mit?
Ja. Selbst erzeugte Energie aus erneuerbaren und nicht erneuerbaren Quellen zählt zur Gesamtenergie. Ausgenommen sind lediglich Umgebungswärme, Umgebungskälte und Solarthermie — bei der Wärmepumpe wird deshalb der eingesetzte Strom bilanziert, nicht die gewonnene Wärme.
Was gilt bei einem Verbrauch unter 500.000 Kilowattstunden?
Liegt der Gesamtendenergieverbrauch im Jahr bei 500.000 kWh oder darunter, greift die Bagatellschwelle nach § 8 Abs. 4 EDL-G. Dann genügt es, dem BAFA im Rahmen einer Vollzugsmeldung ausgewählte Basisdaten zu Gesamtendenergieverbrauch und Energiekosten auf elektronischem Weg mitzuteilen. Ein zertifiziertes Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder EMAS befreit ebenfalls von der Auditpflicht — die internationale Parallelnorm zu DIN EN 16247 ist übrigens ISO 50002. Die Abgrenzung dazu steht im Ratgeber zur Auditpflicht.
Kann ein Energieausweis Teile der Untersuchung ersetzen?
Ein gültiger bedarfsbezogener Energieausweis kann die Untersuchung von Gebäudehülle, Heizung, Kühlung, Raumluft und Beleuchtung ersetzen, sofern er diese Bereiche vollständig abdeckt. Zum Nachweis müssen dann alle Berechnungsunterlagen mit eingereicht werden.
Wie oft muss ich das wiederholen?
Alle vier Jahre, gerechnet ab der Fertigstellung des vorherigen Energieaudits. Die Online-Erklärung an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle ist über ein elektronisches Formular spätestens zwei Monate nach Fertigstellung abzugeben. Wer die Pflicht nicht erfüllt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
Fazit
Die Durchführung eines Energieaudits ist kein Prüfungsgespräch, sondern eine Datenauswertung. Wer die Datengrundlage vorbereitet hat, erlebt es als kurzen, sachlichen Vorgang. Wer sie erst während des Audits zusammensucht, zieht es über Monate.
Der wirksamste Schritt kostet eine Stunde: Leg den Zwölf-Monats-Zeitraum fest, liste alle Standorte und Energieträger auf und verteile die vier Blöcke aus dieser Checkliste an die Personen, die die Unterlagen tatsächlich haben. Alles Weitere ergibt sich daraus.
